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Comment restituer un procès-verbal de réunion de qualité ?

Restituer fidèlement avec objectivité ce qui est a été dit et décidé par une instance lors d’une réunion est un véritable métier : celui d’un secrétaire de séance. Élaborer un procès-verbal de réunion ne s’improvise pas, car non seulement c’est un document ayant généralement une valeur juridique, mais la teneur est aussi d’une importance pour la bonne suite des actions et des tâches à entreprendre.

La rédaction d’un bon procès-verbal de réunion

Pour le secrétaire de séance, le véritable travail commence après la clôture de la réunion. Il va devoir mettre au propre ses prises de notes, à partir desquelles il va devoir rédiger le procès-verbal de la réunion. Ce document doit comporter tout le contenu de la réunion et aucun élément ni détail ne doit être omis. Le secrétaire de séance doit être très méthodique et doit adopter une bonne structure pour rédiger son procès-verbal. L’objectif, c’est à la fois de pouvoir restituer le plus fidèlement possible la teneur de la réunion et de rendre un document clair, lisible et compréhensible par tous les concernés.

Le métier d’un secrétaire de séance est ainsi assez délicat, car un détail manquant ou une formulation inadaptée peut modifier le sens du contenu du procès-verbal. Ce qui peut entraîner des malentendus et compromettre la réalisation des actions devant être menées à l’issue de la réunion. C’est pourquoi bon nombre d’entreprises confient souvent cette tâche à des professionnels tels que ADOM TÉLÉSECRÉTARIAT, car ceux-ci ont déjà l’expertise en termes de prises de notes et de rédaction des procès-verbaux et des comptes-rendus de réunion. Confier cette mission à un professionnel, c’est garantir la valeur de telles pièces juridiques qui renferment la trace écrite des importantes réunions.

Pour pouvoir restituer un procès-verbal en bonne et due forme

Un procès-verbal de réunion doit être rédigé immédiatement après la réunion pour être diffusé rapidement auprès de tous les concernés. L’idée, c’est de battre le fer tant qu’il est chaud et pour ne rien oublier, car il peut arriver que, par exemple dans la précipitation, certaines prises de notes ne soient pas bien décryptées. Pour ce qui est de la forme et de la structure d’un procès-verbal, il n’y a pas de modèle précis. Le plus important, c’est de pouvoir rédiger un document bien structuré, entre autres pour faciliter la lecture. Pour ce faire, il faut utiliser des phrases simples et concises, de petits paragraphes, des numérotations ou encore des puces. Le secrétaire de séance doit également rester neutre dans sa rédaction et, en aucun cas, il ne doit émettre des avis personnels.

En règle générale, les informations suivantes font toujours partie des points importants dans un procès-verbal de réunion : la date, l’heure et l’endroit où se déroule la réunion, le nom du comité, les personnes présentes et absentes, le nom du secrétaire de séance choisi, l’ordre du jour, les points abordés et les points en suspens, les décisions prises lors de la réunion, la date d’une éventuelle prochaine réunion. Dans le cas où des documents ont été présentés lors de la réunion, seules des références seront mentionnées dans le procès-verbal afin que les intéressés puissent les consulter en cas de besoin.

Enfin, un secrétaire de séance peut recourir à d’autres moyens comme l’enregistrement audio ou vidéo, notamment quand il s’agit des réunions complexes où il pourrait y avoir plusieurs intervenants. La retranscription de l’enregistrement permet ainsi de rédiger un procès-verbal irréprochable.