Dans leur fonction, tous les managers d’entreprise aimeraient toujours faire plus, faire mieux et tout réaliser en un temps record. Seulement, tout cela n’est possible que si, dans son travail, chaque manager arrive à bien s’organiser, à avoir du bon sens et à prendre soin de sa personne. Ce sont, entre autres, les clés de la performance en tant que manager. Les bonnes pratiques suivantes peuvent être certainement très utiles.
Les bonnes pratiques pour organiser efficacement son travail
De nombreuses pratiques et outils peuvent être exploités pour avoir une bonne organisation du travail. La finalité, c’est de pouvoir bien gérer son temps et exécuter un travail sereinement, sans pression aucune.
- Savoir distinguer l’important du moins important grâce à la loi de Pareto
La loi de Pareto, appelée aussi loi des 80/20 ou principe des 80/20, est un outil permettant d’évaluer et de répartir par exemple les tâches à effectuer. C’est un principe qui est utilisable dans de nombreux cas, mais il s’agit ici de savoir attribuer les 20 % aux tâches plus importantes et les 80 %restants à celles qui sont plus simples à réaliser ou moins importantes. Certes, c’est une répartition théorique, mais définir ainsi les tâches à réaliser permet de prioriser les actions les plus profitables. Les 80 % restants peuvent donc être réalisés après les premiers 20 % ou être délégués à d’autres collaborateurs. C’est un principe qui a fait ses preuves depuis que l’économiste italien Vilfredo Pareto l’a mis en pratique dans les années 1900.
- Morceler un gros projet en plusieurs étapes
La gestion de projet est toujours assez délicate. Il s’agit ici de bien définir les différentes étapes d’une grosse mission pour en faire plusieurs mini projets. Ces étapes peuvent être des plus simples aux plus complexes. En termes de volume de travail, un gros projet paraît toujours impressionnant et cela peut facilement décourager, voire nuire à la motivation. En morcelant le projet, la bonne réalisation de chaque étape peut être source de motivation pour attaquer la suivante.
- L’externalisation est un bon moyen stratégique pour les entreprises
Il faut savoir déléguer certaines tâches pour ne pas tomber dans les surcharges de travail. Ces tâches peuvent être confiées à des collaborateurs, mais de leur côté, ils peuvent déjà avoir aussi une certaine charge de travail. La solution, c’est de recourir à des prestataires externes, notamment pour les tâches chronophages, mais moins importantes. Les professionnels comme ADOM TÉLÉSECRÉTARIAT peuvent, par exemple, s’occuper de la permanence téléphonique, des tâches administratives, du mailing ou encore de la saisie de différents documents. Le manager doit savoir faire confiance à ces prestataires, car malgré la distance, ils font partie de l’équipe.
- Un manager doit se concentrer sur une tâche à la fois
Se concentrer sur plusieurs choses en même temps n’a jamais été ni une bonne solution, ni productif pour un manager. D’ailleurs, il a été déjà démontré par de nombreuses études que le cerveau humain ne peut pas être multitâche. La bonne pratique dans ce cas, c’est de n’exécuter qu’une seule action à la fois. Se focaliser sur une seule activité permet d’assurer un travail bien fait et plus rapidement. Le manager aura alors plus de temps à consacrer à d’autres missions. Cette manière de travailler améliore également la gestion du temps.
« Mens sana in corpore sano » : un esprit sain dans un corps sain
Les bonnes pratiques suivantes concernent surtout la connaissance et l’entretien de soi afin de pouvoir mieux travailler. Toutefois, il ne faut pas oublier que, outre la vie professionnelle, le manager a aussi sa vie personnelle et familiale. Savoir bien séparer les deux, c’est déjà une très bonne chose, mais il est important de se consacrer du temps pour soi. Avoir une bonne hygiène de vie, se distraire, savoir se reposer, c’est prendre soin de soi pour mieux rebondir et pour être un bon manager.
- Déterminer les bons moments pour exécuter une tâche
Chaque individu a ses rythmes naturels qu’il doit comprendre, connaître et respecter. L’objectif, c’est de pouvoir se consacrer efficacement à une occupation au bon moment. Il s’agit là de déterminer les bons moments de la journée qui sont propices à l’exécution de tâches très importantes. Des moments idéals, non seulement pour son corps, mais aussi pour son esprit, où l’on est le plus performant. Une bonne connaissance de soi est donc indispensable pour un manager.
- Savoir se débarrasser des éléments perturbateurs et distrayants
Pour gagner en organisation et en productivité, la concentration est primordiale. À l’heure actuelle où l’hyper connectivité domine, les appels téléphoniques et les différentes notifications peuvent perturber le travail et faire perdre du temps. Ce qui pourrait nuire à la productivité personnelle. C’est pourquoi, lorsqu’on est face à un projet important, il faut prendre l’initiative d’éliminer momentanément tout ce qui pourrait distraire. Il sera ainsi facile d’être bien concentré, puis de retrouver l’intégralité de son temps.
- Éliminer les pensées parasites pour mieux se concentrer sur une seule tâche
Lors d’une mission, quelle que soit son importance, il arrive souvent que des nombreuses idées différentes viennent en même temps. Avoir un autre sujet en tête, alors qu’on est déjà sur un autre, peut nuire à la productivité. Le mieux, c’est de toujours noter ces « idées parasites », car même si elles sont perturbantes, elles pourraient être aussi importantes pour la suite de la mission en cours d’exécution. Rester dans une bulle n’a jamais été recommandé, mais c’est le cas de le dire pour qu’aucun élément perturbateur ne puisse gêner le manager dans ses actions.