Incontestablement, la transformation digitale permet également aux entreprises de prendre part activement à la préservation de la Planète. En effet, parmi les processus qui permettent de réussir cette transition vers le tout numérique, il y a la dématérialisation des documents papier. Si plusieurs outils et démarches écologiques, dont le « zéro papier », peuvent être déjà mis en place par les entreprises, les bonnes pratiques et les bons gestes contribuent également à la réduction de la consommation de papier.
Les raisons pour lesquelles la dématérialisation de documents est importante
L’objectif principal est d’ordre écologique, car malheureusement pour l’instant, pour fabriquer du papier il faut abattre des arbres. Pour satisfaire le besoin mondial en papier qui ne cesse d’augmenter, les industriels doivent malgré eux procéder à la déforestation. Il faut savoir que presque la moitié du volume d’arbres abattus dans le monde est destiné à l’industrie du papier. De plus, selon les observateurs, parmi les centaines de milliers de tonnes de déchets papier, seule une infime partie est collectée, puis recyclée. La majeure partie part dans les déchetteries pour générer encore plus de CO² dans l’atmosphère. Rien qu’en matière de papier, l’impact environnemental est donc considérable. C’est une des nombreuses raisons pour essayer de limiter l’usage du papier en entreprise.
Mais l’objectif c’est évidemment le « zéro papier » en entreprise et la dématérialisation de documents devrait permettre de l’atteindre. Outre l’enjeu écologique qui peut valoriser davantage l’image et la culture d’une entreprise, la dématérialisation lui apporte également de nombreux avantages. Techniquement, la plupart des documents papier peuvent être dématérialisés : des documents comptables aux documents commerciaux, en passant par les documents RH. Ce qui peut grandement faciliter les processus de travail et faire des économies. De plus, une gestion numérisée est plus sécurisée et ne nécessite pas de solutions logistiques.
C’est pourquoi actuellement de nombreuses plateformes en ligne proposent aux entreprises des offres en termes de dématérialisation. La plupart d’entre elles, dont ADOM TÉLÉSECRÉTARIAT, sont convaincues de l’importance de la réduction, voire de la suppression de la consommation de papier.
Quelles démarches adopter pour commencer à limiter l’usage de papier ?
Il est impossible d’atteindre l’objectif « zéro papier » en entreprise sans que l’on ne commence progressivement par réduire l’usage de papier et d’opter pour de bonnes pratiques au quotidien. La première chose la plus importante, c’est de commencer par sensibiliser tous les acteurs au sein de l’entreprise. Une prise de conscience est importante pour que chacun puisse changer de comportement et termes d’utilisation des papiers et toujours penser à tous les avantages du « zéro papier ». Ainsi, l’entreprise peut par exemple mettre en place de nouvelles politiques de travail concernant les impressions et les photocopies.
Toujours penser au recyclage des déchets papier est également une des bonnes pratiques. L’investissement dans une machine déchiqueteuse de papier et l’installation de bacs de collecte permettent de rediriger efficacement les déchets papier vers les bonnes filières de traitement : les usines de recyclage de papier. Enfin, si l’entreprise ne peut vraiment pas se passer des documents version papier, des papiers recyclés et écolabelisés existent actuellement sur le marché. Ils sont issus des filières écoresponsables.