Service secrétariat

Que ce soit pour les entreprises ou les professions libérales, recourir à un service de secrétariat externalisé peut se présenter comme une stratégie efficace. Malgré les moyens de communication novateurs qui se sont développés avec l’avènement de l’ère numérique, une part importante des clients préfère un contact direct avec l’établissement.


L’externalisation du service secrétariat pour réduire les coûts et assurer la relation client

Photo (c) 2016 FrankRJ www.FrankRJ.com

Le secrétariat tient une place prépondérante au sein d’une entreprise. Une conversation téléphonique peut nécessiter un temps plus ou moins long en fonction de la demande du client. En choisissant de recruter un secrétaire en interne, les coûts d’installation des bureaux et des matériels de travail peuvent s’alourdir de façon exorbitante. La recherche d’une stratégie pour réduire ces frais devient alors obligatoire. L’externalisation se présente comme la solution idéale à toute petite entreprise ou profession libérale dans cette situation.

Néanmoins, il faut bien choisir l’entreprise ou la personne qui s’occupera de la prise en charge du standard téléphonique. Maintenir une bonne relation avec le client nécessite des compétences particulières. En effet, une secrétaire doit faire preuve de bienveillance et de compétence envers les clients. Sans cela, l’externalisation peut être périlleuse pour l’entreprise qui est représentée par la standardiste qui répond en son nom. Mais en trouvant une société d’externalisation qui répond aux critères requis pour la prise en charge des clients, les bénéfices sont nombreux.

La compétence d’une secrétaire en matière de relation client peut se montrer profitable dans la mesure où la fidélisation des clients suivra. Préserver ou assurer la réputation de l’entreprise fait partie du rôle de la secrétaire. Un client satisfait peut recommander l’entreprise à d’autres connaissances et aura pour effet une augmentation des revenus.


ADOM : pour un meilleur service secrétariat externalisé

37 ans d’expérience cumulée dans le domaine du secrétariat, voilà ce dont une entreprise profite en collaborant avec ADOM. Cette expérience est transmise aux télésecrétaires engagées pour garantir l’efficacité de l’externalisation. L’amabilité et la confidentialité sont le credo de ces secrétaires qui maîtrisent la gestion de la relation client. Agir avec professionnalisme et dans le respect des délais, c’est la garantie dont jouissent les 75 entreprises clientes d’ADOM. Un bon accueil téléphonique ne peut être maîtrisé que par des professionnels qui aiment leur métier, et les télésecrétaires à la disposition de chaque client disposent de cette qualité.

La collaboration avec les secrétaires d’ADOM permet à une entreprise ou à un professionnel libéral d’externaliser toute ou partie de son service de secrétariat. Les services sont groupés en quatre pôles :
– Saisie et gestion de dossiers comprenant l’assistance administrative, la saisie de base de données, l’élaboration de factures et de devis ou encore la réalisation d’un compte rendu de réunion. La rédaction des offres techniques ou commerciales et tout autre service administratif font également partie de ce service.
– Permanence téléphonique. Ce service rassemble les tenants et aboutissants du service téléphonique comme la transmission d’un message en temps réel des entretiens téléphoniques, la gestion des rendez-vous et de l’agenda et l’accueil des clients étrangers.
– Dématérialisation des documents consistant à numériser et archiver les différentes pièces telles que les factures, les courriers et les devis.
– Acrobatisation de gros documents consistant à scanner les documents volumineux pour les transformer en fichier PDF.

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