Les TPE, les PME, les PMI et autres ETI ne disposent pas toujours de grands moyens pour avoir en interne un service juridique. Pourtant la veille informationnelle en matière de législation, de réglementation et de normes est indispensable pour que, entre autres, l’entreprise reste toujours dans la légalité. En termes d’émission de factures, par exemple, de nouvelles obligations existent depuis peu et le manquement à ces obligations entraîne d’assez lourdes sanctions administratives.
Facturation : profiter de l’expertise des professionnels du télésecrétariat
Les factures sont des documents administratifs indispensables. Leur saisie et leur émission sont strictement encadrées par la loi et toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, sont censées savoir et avoir la bonne pratique, notamment le respect de toutes les mentions obligatoires. Toutefois, souvent par manque de moyens ou par manque de communication, les nouvelles réglementations ne sont toujours connues et respectées par la plupart des petites entreprises qu’après avoir été averties ou sanctionnées. D’où l’intérêt d’avoir un véritable partenaire tel que ADOM TÉLÉSECRÉTARIAT pour s’occuper notamment de la facturation : de la mise en page, à la saisie des factures, en passant par la mise aux normes de toutes les factures à émettre.
En effet, une équipe externe comme ADOM TÉLÉSECRÉTARIAT met à disposition des entreprises son expertise pour avoir, par exemple, des factures en bonne et due forme. Grâce à une veille informationnelle efficace, notamment en termes de législation, toutes les démarches à entreprendre sont toujours conformes vis-à-vis de la loi. Les entreprises qui ont recours aux services de ces prestataires externes restent donc assurément dans la légalité et évitent ainsi les sanctions administratives. En outre, ce type de service dans le télésecrétariat, comme tous les processus d’externalisation, offre aux entreprises un gain de temps considérable et aussi une économie d’argent. Les services sont généralement du sur-mesure ou à la carte : ce qui permet de bien gérer son budget.
Les nouvelles mentions obligatoires dans les factures
Depuis le 1er octobre 2019, l’ordonnance N°2019-359 du 24 avril de la même année modifie l’article L 441-9 du Code du commerce. L’objectif de cette nouvelle ordonnance, c’est avant tout d’éviter les problèmes de retard de paiement, les conflits et autres faux litiges. Deux nouvelles mentions obligatoires complètent désormais les informations lisibles sur toutes les factures émises. Il s’agit de l’adresse exacte de facturation, notamment si l’adresse n’est pas la même que celle de la livraison. La seconde mention obligatoire, c’est le numéro du bon de commande. En outre, concernant la date d’émission d’une facture, le fournisseur doit délivrer la facture à la réalisation de la prestation de services ou de la livraison. Ainsi, trois types d’information devront être les plus complets possibles, qu’il s’agisse des informations relatives au fournisseur, relatives au client ou relatives à la prestation.
Certes, ce nouveau format exigé pour l’établissement de nouvelles factures pourrait ne pas poser de problème aux entreprises, mais sachant qu’une entreprise peut traiter une centaine de factures quotidiennement, elle n’est jamais à l’abri d’une omission, d’une inexactitude ou d’une erreur, sans compter le temps à passer pour le traitement de chaque facture. C’est là, entre autres, le grand intérêt de recourir au télésecrétariat, car le traitement est confié à des professionnels et les risques d’infractions aux règles de facturation sont évités. Il ne faut pas oublier qu’un manquement à la réglementation constitue un délit sévèrement sanctionné : une amende fiscale de l’ordre de 15 € par erreur constatée ou par mention manquante, une amende administrative allant jusqu’à 375 000 € pour les personnes morales. Pour les entreprises récidivistes les sanctions seront encore beaucoup plus sévères, car le montant de ces amendes peut être doublés.