Vous envisagez de confier la réalisation de certaines ou de toutes vos missions de secrétariat à un prestataire externe ? Pour que la collaboration se déroule dans les meilleures conditions possibles, suivez les 3 étapes ci-après.
Étape 1 : contactez un prestataire expérimenté dans le domaine du télésecrétariat
Pour une collaboration réussie, il vous faut dans un premier temps, choisir le bon prestataire. Pour ce faire, prenez en compte des critères importants comme :
- l’expérience du prestataire qui garantit qu’il effectue ce type de tâches depuis longtemps et qu’il connaît donc les rouages du métier et les bonnes pratiques en la matière,
- les compétences et l’expertise : vous les retrouverez normalement dans l’onglet « qui sommes-nous » du site du prestataire qui vous intéresse,
- les qualités prônées par le prestataire. Selon les cas, ils pourront vous parler de sérieux, de réactivité, de disponibilité, de flexibilité, etc.
Étape 2 : définissez clairement tous vos besoins
Pour éviter les déconvenues, informez-vous sur les types de services proposés par le prestataire. Assurez-vous que ces services cadrent avec vos besoins et que le prestataire est parfaitement à même d’assurer la prise en charge de la mission que vous comptez lui confier. Vous devez donc clairement lui indiquer que vous souhaitez par exemple :
- mettre en place un service de permanence téléphonique,
- travailler avec un télésecrétaire capable de parler par exemple des langues étrangère, dont l’anglais courant et à même de gérer un planning,
- restreindre la collaboration à une courte période, etc.
Étape 3 : Donnez des consignes claires au prestataire sélectionné
Lorsque vous faites appel à un prestataire en télésecrétariat, assurez-vous de lui donner des consignes complètes et claires. Cette pratique simple contribue à garantir que la collaboration se déroule pour le mieux et que vous serez satisfait des services proposés. Si vous avez demandé la mise en place d’une permanence téléphonique, indiquez par exemple à votre secrétaire externalisée :
- le type de message d’accueil que vous souhaitez,
- les conditions de filtrages des appels entrants,
- les informations à demander aux appelants,
- les critères pour définir les appels prioritaires, etc.
ADOM TÉLÉSECRÉTARIAT : un prestataire de confiance
Fort de 40 années d’expérience dans le secrétariat et l’assistanat, ADOM TÉLÉSECRÉTARIAT est le prestataire de télésecrétariat de confiance qu’il vous faut contacter. En effet, en fonction de vos besoins, ADOM propose un service de télésecrétariat à la carte et 100 % personnalisé. Le prestataire est à même de prendre en charge vos tâches administratives, vos missions de saisie de documents variées et votre permanence téléphonique. Il gère donc vos agendas et vous transmet vos messages importants.
À l’écoute, disponible et flexible, ADOM peut parfaitement s’occuper de vos urgences ponctuelles. En ce qui concerne les coûts des prestations, ils sont établis en fonction du cahier des charges et conviennent aux petites entreprises. Les devis et les délais de réalisations sont déterminés à l’avance afin d’éviter les éventuels malentendus. Outre le télésecrétariat, ADOM propose aussi des services de traduction, de recouvrement de créances, de location de salles ainsi que de domiciliation commerciale. Que vous soyez maîtres d’œuvre, indépendants, dirigeants de TPE ou PME, ADOM vous garantit des prestations adaptées à vos besoins.