La crise sanitaire actuelle et les mesures sanitaires en vigueur obligent les entreprises à trouver des solutions efficaces afin que les activités puissent continuer. Parmi les moyens les plus adaptés se trouvent le télétravail et le télésecrétariat. Techniquement, la mise en œuvre est assez facile, mais encore faut-il savoir assurer la sécurité informatique et la protection des données de l’entreprise et celles récoltées et utilisées par les prestataires externes.
Quelles mesures adopter quand on travaille avec des prestataires externes ?
La sécurité informatique et la protection des données sont parmi les points à ne jamais négliger quand il s’agit de travailler avec un prestataire externe à l’entreprise. En matière de protection de données, tous les prestataires susceptibles de collecter des informations et des données personnelles sont strictement encadrés par la loi européenne N°2016/676 que l’on appelle communément RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données. Le secteur du télésecrétariat, dont fait partie ADOM TÉLÉSECRÉTARIAT, est tenu de respecter à la lettre le RGPD, sachant que des données personnelles sont collectées lors de la gestion des appels téléphoniques et lorsque les clients remplissent des formulaires, par exemple lors d’une demande de devis, de contact, d’assistance ou d’autres services.
En revanche, lorsqu’il s’agit de la transmission ou de livraison des données traitées, cela relève de la sécurité informatique de l’entreprise, car généralement pour ce faire, le prestataire externe accède au serveur de son client. Dans ce cas précis, la mise en place de mesures de sécurité est indispensable. Il s’agit, par exemple, de l’installation d’un réseau VPN dédié, de logiciels de protection avec des règles strictes d’accès aux informations et des règles de partage. La mise en place d’une solution Cloud privé peut-être envisagée pour un échange direct totalement sécurisé. Dans tous les cas, pour plus de sécurité, si l’entreprise peut recourir aux services d’un autre prestataire, cette fois-ci expert en sécurité informatique, ce serait l’idéal. Ainsi, l’entreprise continuera à travailler sereinement tout en bénéficiant des nombreux avantages de l’externalisation.
Télétravail : comment bien protéger les données sensibles de l’entreprise ?
Le télétravail peut être une porte grande ouverte pour les hackers ou les personnes malintentionnées s’il n’est pas accompagné de sérieuses mesures de sécurité informatique. Effectivement, quand un employé travaille à domicile, il peut se trouver totalement en dehors de toutes règles de sécurité informatique de l’entreprise. L’entreprise est ainsi exposée aux risques de fuite de données et de cyberattaque. C’est la raison pour laquelle il est important de penser sérieusement à la mise en place d’un dispositif de sécurité informatique avant même la mise en œuvre du travail à distance.
Avant toute chose, le plus important, c’est de bien sensibiliser les employés concernés sur les risques informatiques. Pour mieux les responsabiliser, un avenant à leur contrat de travail, relatif à la sécurité des données de l’entreprise, pourrait être émis. Ensuite, dans la mesure du possible, leur fournir des ordinateurs dédiés uniquement à l’usage professionnel ou, le cas échéant, configurer leur propre ordinateur selon les règles de sécurité de l’entreprise. Le déploiement d’un réseau privé virtuel VPN est indispensable afin qu’ils puissent accéder en toute sécurité au serveur de l’entreprise. L’accès peut être plus sécurisé avec une authentification à deux facteurs. Cet accès peut être également limité pour protéger les données sensibles. Enfin, mettre en place une solution Cloud privé est également une bonne alternative pour le travail à distance.